Průvodce Správce datovky
Archivace datových zpráv: co se ztrácí po 90 dnech
Datová schránka není dlouhodobý archiv všech podkladů. Pokud zprávy neukládáte, můžete později hledat dokument, který už v běžném zobrazení není.
Krátké shrnutí
- Datové zprávy standardně nezůstávají v datové schránce navždy.
- Po 90 dnech je potřeba mít vlastní archiv, Datový trezor nebo jiný řízený způsob uložení.
- Archivujte nejen PDF, ale i metadata: odesílatele, datum dodání, předmět a přílohy.
Rychlá odpověď
Po 90 dnech se může stát, že starší datovou zprávu ve schránce běžně nenajdete, pokud nemáte aktivní archivaci. Proto ukládejte zprávy a přílohy průběžně mimo samotnou datovou schránku.
Co má mít použitelný archiv
Použitelný archiv není složka „datovka“ na ploše. Musí být dohledatelné, od koho zpráva přišla, kdy byla dodána, čeho se týká a jaké přílohy měla.
Pro účetnictví, spory i interní dohled je často důležitý kontext zprávy, nejen samotné PDF.
Archiv ve Správci datovky
Správce datovky ukládá stažené zprávy, metadata a přílohy podle kapacity tarifu a retenčních pravidel služby.
Tím snižuje riziko, že se důležitý dokument ztratí jen proto, že ho nikdo včas nestáhl.
Konkrétní příklad
Podnikatel v září hledá rozhodnutí doručené v květnu. Pokud ho pouze otevřel v datové schránce a neuložil, nemusí ho rychle najít. Pokud Správce datovky zprávu stáhl a archivoval, najde ji podle odesílatele nebo předmětu.
Situace, riziko a co udělat
| Situace | Riziko | Co udělat |
|---|---|---|
| Zpráva je starší než 90 dnů | V běžné schránce už není dostupná | Ukládat zprávy průběžně při stažení |
| Uloží se jen příloha | Chybí důkazní a provozní kontext | Ukládat i metadata zprávy |
| Archiv je u jedné osoby | Firma ztratí přístup při změně spolupráce | Mít centrální archiv a jasná práva |
FAQ
Znamená 90 dní, že dokument právně přestane existovat?
Ne. Znamená to provozní riziko dostupnosti ve schránce. Dokument si musíte včas uložit nebo použít archivní službu.
Stačí stáhnout PDF přílohu?
Pro praktickou práci často ano, ale pro dohledatelnost je lepší uložit i informace o zprávě a doručení.
Umí Správce datovky nahradit Datový trezor?
Je to jiný typ služby. Správce datovky řeší pracovní archiv, přeposílání a dohled v rámci aplikace, zatímco Datový trezor je služba přímo v prostředí datových schránek.
Související průvodci
Oficiální zdroje
Správce datovky z toho dělá rutinu
Hlídání zpráv, přeposílání účetní a přehled o doručení nemusíte řešit ručně. Správce datovky stáhne zprávy, uloží metadata a pošle je správnému člověku podle pravidel.
Nastavit hlídání datovky