Zásady zpracování osobních údajů

1. Kdo údaje zpracovává

Správcem osobních údajů pro účely účtu, objednávek, plateb, komunikace, bezpečnosti a provozní správy služby je DLVR, s. r. o.

Ve věcech ochrany osobních údajů lze poskytovatele kontaktovat na [email protected]. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.

2. Role správce a zpracovatele

U údajů účtu, objednávek, plateb, bezpečnosti, auditu, podpory a provozu služby vystupuje poskytovatel jako samostatný správce.

V rozsahu, v jakém poskytovatel zpracovává obsah datových zpráv, přílohy a údaje třetích osob výhradně pro technické poskytování služby podle nastavení uživatele, vystupuje vůči uživateli jako zpracovatel. Pro bezpečnost, audit, ochranu práv, účetnictví a provozní správu těchto údajů může vystupovat jako samostatný správce v nezbytném rozsahu.

Pokud uživatel používá službu jako správce osobních údajů třetích osob, odpovídá za právní základ takového zpracování, informování dotčených osob a oprávnění předat údaje poskytovateli nebo příjemcům přeposílání.

Tyto zásady nenahrazují zpracovatelskou smlouvu podle čl. 28 GDPR. Vyžaduje-li ji konkrétní vztah, uzavírá se samostatně.

3. Jaké údaje zpracováváme

Poskytovatel zpracovává pouze údaje potřebné pro uzavření a plnění smlouvy, provoz služby, zabezpečení, splnění právních povinností a ochranu práv.

Některé údaje jsou pro službu nezbytné. Bez registračních, kontaktních a platebních údajů a bez ID a HSS povolení datové schránky nelze vytvořit účet, aktivovat předplatné, připojit schránku, synchronizovat zprávy ani nastavit přeposílání.

Údaje pocházejí od uživatele, z ISDS při synchronizaci, od Stripe při platbě a správě předplatného, od příjemců a externích nástrojů podle nastavení uživatele a z technických logů vznikajících při užívání služby. Fakturační údaje ukládáme v aplikaci a předáváme je Stripe pro vystavení budoucích faktur.

Podle způsobu používání služby zpracováváme zejména tyto kategorie údajů.

• Identifikační údaje uživatele, zejména jméno, příjmení a u podnikatelů obchodní údaje.
• Údaje účtu, zejména e-mail, telefon, heslo v hashované podobě, jazyk, role, stav účtu a nastavení.
• Údaje o tarifu, předplatném, platbě, refundu, lokálně uložených fakturačních údajích a platebním stavu ze Stripe.
• ID datové schránky, stav HSS povolení, doba rezervace připojení a související provozní chyby. Uživatelské jméno ani heslo do ISDS neukládáme.
• Údaje o datové schránce, zejména ID schránky, název, typ, stav ověření, chyby přístupu a čas poslední synchronizace.
• Metadata datových zpráv, subjekty, protistrany, data doručení a přijetí, stavové události, obsah zpráv a přílohy.
• Nastavení AI souhrnů, verze a čas potvrzení poučení, stav zpracování, použitý poskytovatel a model, počet pokusů, provozní chyby a vytvořený souhrn.
• Jména, e-maily, telefonní čísla a podmínky přeposílání nastavených příjemců.
• Údaje o odeslání, pokusech, selháních, veřejných odkazech na přílohy a stavu e-mailových nebo SMS dispatch položek.
• Údaje o telefonních hovorech, zejména telefonní čísla, směr, stav, začátek, přijetí, konec a délka hovoru, identifikátory linky a hovoru, zvukový záznam a případné přiřazení ke konkrétnímu zákazníkovi.
• Údaje o návštěvě webu a zařízení, zejména online identifikátory, IP adresa, údaje o prohlížeči a zařízení, navštívené stránky, interakce, čas návštěvy, přibližná poloha a informace o zdroji návštěvy, pouze po udělení příslušného souhlasu.
• Údaje OAuth klientů, autorizací, access tokenů, refresh tokenů a rozsahu MCP přístupu.
• IP adresa, User-Agent, session identifikátory, remember-me cookie, bezpečnostní události, logy a technická metadata.
• Auditní záznamy o registraci, platbách, změnách schránek, přístupech ke zprávám, stahování příloh, administrátorských zásazích a synchronizacích.

4. Účely zpracování

Osobní údaje zpracováváme zejména pro následující účely.

• Uzavření a plnění smlouvy, správa účtu, aktivace služby a komunikace s uživatelem.
• Ověření přístupu do ISDS, synchronizace datových zpráv, ukládání metadat, obsahu a příloh.
• Vytvoření volitelného orientačního AI souhrnu podle výslovné aktivace vlastníkem datové schránky.
• Přeposílání datových zpráv včetně příloh a zasílání SMS upozornění podle pravidel uživatele.
• Zpracování předplatného, opakovaných plateb, refundů, účetnictví a daňových povinností.
• Vyřízení telefonické komunikace, propojení hovoru se zákazníkem, zajištění návazné podpory, kontrola kvality komunikace a ochrana právních nároků.
• Měření návštěvnosti, používání a výkonu webu prostřednictvím Google Analytics, pouze na základě souhlasu.
• Měření reklamních kampaní a konverzí, remarketing, tvorba publik a cílení reklamy prostřednictvím Meta Pixelu, pouze na základě souhlasu.
• Ochrana účtů, HSS certifikátu, tokenů, veřejných odkazů, infrastruktury a ostatních uživatelů.
• Plnění právních povinností a obrana právních nároků.
• Vyřizování žádostí subjektů údajů, reklamací a podpory.
• Údržba, diagnostika, opravy a zlepšování služby bez použití obsahu zpráv k marketingu třetích stran.

5. Právní základy

Zpracování osobních údajů opíráme podle konkrétní situace o tyto právní základy.

• Plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Plnění právních povinností, zejména účetních a daňových, podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
• Oprávněný zájem na bezpečnosti, auditu, ochraně práv, provozu a zlepšování služby podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Souhlas, pokud je pro konkrétní funkci nebo komunikaci vyžadován, například u volitelných cookies nebo marketingu, podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

6. Příjemci a dodavatelé

Osobní údaje jsou předávány pouze v nezbytném rozsahu a pouze osobám, které je potřebují pro poskytování služby nebo splnění právních povinností.

• Stripe pro platební bránu, opakované platby, stav předplatného a refundy.
• Poskytovatelé e-mailové infrastruktury pro transakční e-maily a přeposílání zpráv.
• SMS brána a operátoři, pokud je SMS odesílání aktivní.
• Dodavatelé hostingu, databází, záloh, monitoringu, logování a technické infrastruktury.
• OpenAI Ireland Limited jako současný poskytovatel AI modelu. Po zapnutí funkce mu předáváme metadata obálky datové zprávy a omezený text z podporovaných PDF příloh. Aktuálního poskytovatele můžeme změnit po odpovídající aktualizaci těchto zásad a dodavatelského zajištění.
• Poskytovatelé externích fontů a CDN, zejména Google Fonts a jsDelivr, načítá-li je daná stránka. Při načtení assetu může být těmto dodavatelům předána zejména IP adresa, User-Agent a technické údaje o požadavku.
• miniTEL s.r.o., provozovatel služby Odorik, pro zajištění telefonních hovorů a získání jejich provozních metadat.
• Google Ireland Limited jako poskytovatel Google Analytics pro měření návštěvnosti a používání služby, pouze po souhlasu s analytickými cookies nebo obdobnými technologiemi.
• Meta Platforms Ireland Limited jako poskytovatel Meta Pixelu a Conversions API pro měření reklamních kampaní a konverzí, remarketing, tvorbu publik a cílení reklamy, pouze po souhlasu s reklamními cookies nebo obdobnými technologiemi.
• Oprávnění pracovníci a administrátoři poskytovatele v rozsahu nezbytném pro provoz, podporu, bezpečnost a audit.
• Externí MCP klienti nebo nástroje, kterým uživatel udělí OAuth přístup.
• Příjemci přeposílání, které uživatel sám nastaví.
• Orgány veřejné moci, soudy nebo jiné osoby, pokud to vyžaduje zákon nebo ochrana práv.

7. Připojení datové schránky

Datovou schránku připojujeme prostřednictvím hostované spisové služby, kterou uživatel povolí přímo v ISDS. Zpracováváme ID schránky, stav a časy povolení, rezervace a chyby spojení; uživatelské jméno ani heslo do ISDS nezpracováváme ani neukládáme.

Pro přístup používáme certifikát poskytovatele. Soukromý klíč certifikátu není uživatelským údajem a chráníme jej odděleně jako součást bezpečnostní infrastruktury služby.

8. Obsah zpráv, přílohy a veřejné odkazy

Datové zprávy a přílohy mohou obsahovat osobní údaje, citlivé údaje, obchodní tajemství, údaje o třetích osobách nebo jiné důvěrné informace. Služba je zpracovává za účelem jejich zobrazení, archivace a přeposlání podle pravidel uživatele.

Je-li při e-mailovém přeposílání použita varianta odkazu na přílohu, služba vytvoří veřejný odkaz chráněný náhodným tokenem a časovým omezením. Každá osoba, která získá platný odkaz, může přílohu po dobu jeho platnosti stáhnout.

Uživatel odpovídá za to, že zvolený příjemce, e-mailová adresa, telefonní číslo a pravidla přeposílání odpovídají jeho právním povinnostem a oprávněním.

AI souhrny jsou ve výchozím stavu vypnuté. Zapnout je může vlastník konkrétní schránky po potvrzení poučení. Aktivace je pokynem poskytovateli jako zpracovateli, aby pro daný účel zapojil dodavatele AI jako dalšího zpracovatele. Uživatel odpovídá za právní titul a oprávnění ke zpracování údajů třetích osob obsažených ve zprávách.

OpenAI podle svých podmínek nepoužívá obsah předaný přes API k trénování modelů, pokud zákazník výslovně nezvolí sdílení dat. API požadavky odesíláme s vypnutým ukládáním odpovědi. OpenAI však může standardně uchovat obsah v bezpečnostních logách po dobu až 30 dnů, neplatí-li pro účet přísnější schválený režim uchování.

Do AI se neposílá binární soubor přílohy. Služba lokálně extrahuje text pouze z podporovaných PDF, omezí jeho rozsah a spolu s ním předá metadata obálky datové zprávy. AI souhrn ukládáme u zprávy a zobrazujeme oprávněným uživatelům schránky. Souhrn může být chybný a nenahrazuje originál ani odborné posouzení.

9. MCP, OAuth a externí nástroje

MCP rozhraní je read-only. Po autorizaci může zpřístupnit metadata, obsah zpráv, přílohy nebo text extrahovaný z PDF. Přístup je řízen OAuth tokeny a rozsahem oprávnění.

Pokud uživatel připojí externí MCP klient nebo jiný nástroj, tento nástroj může být samostatným správcem nebo zpracovatelem údajů mimo kontrolu poskytovatele. Uživatel má přístup udělovat jen důvěryhodným nástrojům.

10. Cookies a session

Služba používá nezbytné cookies a obdobné technologie pro přihlášení, session, CSRF ochranu, bezpečnost a volitelné zapamatování přihlášení. Bez těchto cookies nemůže aplikace správně fungovat.

Remember-me cookie se používá pouze při volbě uživatele a může být uložena až po dobu nastavenou službou. Nezbytné cookies nejsou používány k behaviorální reklamě.

Analytické a reklamní cookies nebo obdobné skripty se spouští pouze po udělení souhlasu pro příslušnou kategorii. Uživatel může volbu kdykoli změnit přes odkaz Nastavení cookies v patičce webu.

11. Google Tag Manager, Google Analytics a nástroje Meta

Google Tag Manager používáme ke správě měřicích značek a Google Analytics ke statistice návštěvnosti a vyhodnocení používání webu. Meta Pixel a Meta Conversions API používáme k měření návštěv a potvrzených konverzí z reklam, vyhodnocování kampaní, remarketingu, tvorbě publik a cílení reklamy. Tyto nástroje nejsou nezbytné pro fungování služby.

Analytické a reklamní nástroje se aktivují až po svobodném souhlasu s odpovídající kategorií. Právním základem souvisejícího zpracování je souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Neudělení nebo odvolání souhlasu nemá vliv na přístup ke službě. Souhlas lze kdykoli odvolat v Nastavení cookies; odvoláním není dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Při potvrzeném nákupu můžeme po reklamním souhlasu odeslat do Meta Conversions API údaje o nákupu, jednosměrně hashovanou e-mailovou adresu, Meta identifikátory, IP adresu a user-agent. Pro přiřazení nákupu v Google Analytics používáme po analytickém souhlasu klientský a relační identifikátor. Dočasný atribuční kontext odstraníme po úspěšném odeslání nebo nejpozději po 30 dnech.

Google a Meta mohou údaje zpřístupnit společnostem ve své skupině a zpracovatelům, včetně příjemců mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor. Předávání se opírá o použitelný právní mechanismus, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

12. Telefonní hovory

Při telefonické komunikaci zpracováváme provozní metadata hovoru získaná prostřednictvím služby Odorik, zejména telefonní čísla, směr a stav hovoru, časy zahájení, přijetí a ukončení, délku a technické identifikátory. Telefonní číslo může být přiřazeno k existujícímu zákaznickému účtu, aby bylo možné zajistit návaznou podporu. Pořizujeme také zvukový záznam hovoru.

Metadata a zvukové záznamy hovorů zpracováváme za účelem vyřízení komunikace, návazné podpory, kontroly kvality komunikace a ochrany práv. Podle okolností je právním základem plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a oprávněný zájem na kvalitě podpory, bezpečnosti a ochraně práv podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu lze vznést námitku.

Volající je před zahájením nahrávané části hovoru srozumitelně informován, že je hovor nahráván, o účelu nahrávání a o možnosti získat úplné informace v těchto zásadách. Záznam nepoužíváme pro jiný neslučitelný účel bez odpovídajícího právního základu.

Ke zvukovým záznamům a údajům o hovorech mají přístup pouze administrátoři v rozsahu nezbytném pro uvedené účely.

13. Doba uchování

Údaje účtu uchováváme po dobu trvání smlouvy a následně po dobu nezbytnou pro ochranu práv, bezpečnost, audit a splnění právních povinností.

Účetní, daňové a platební údaje jsou uchovávány po zákonné lhůty. Auditní a bezpečnostní logy jsou uchovávány po dobu odpovídající riziku a účelu záznamu.

Datové zprávy a přílohy jsou uchovávány podle trvání služby, kapacity tarifu a retenčních pravidel. Při překročení kapacity mohou být originály příloh odstraněny, zatímco metadata a auditní údaje mohou být zachovány.

Základní přehled dob a důvodů uchování je následující.

• Účet a nastavení jsou uchovávány po dobu trvání smlouvy a poté po dobu potřebnou pro vyřízení ukončení, reklamací, bezpečnostních incidentů a ochranu práv.
• Platební, fakturační a daňové údaje jsou uchovávány po zákonné účetní a daňové lhůty.
• Datové zprávy, metadata a přílohy jsou uchovávány po dobu aktivní služby, podle kapacity tarifu a do ukončení nebo omezení předplatného, nezasáhne-li dříve retenční pravidlo.
• Vytvořený AI souhrn a jeho provozní metadata uchováváme společně se zprávou. Vypnutí funkce zastaví nové zpracování, ale samo o sobě nesmaže dříve vytvořené souhrny. Bezpečnostní logy poskytovatele AI se řídí jeho podmínkami, standardně nejvýše 30 dnů, není-li sjednán přísnější režim.
• U smazaných datových schránek jsou související údaje uchovávány pouze v rozsahu potřebném pro audit, bezpečnost, právní povinnosti, obranu nároků a technické dočištění.
• Veřejné odkazy na přílohy jsou použitelné pouze po nastavenou dobu platnosti. Auditní metadata o jejich vytvoření, stažení nebo selhání mohou být uchována pro bezpečnost a obranu práv.
• OAuth klienti, tokeny a autorizace jsou uchovávány po dobu jejich platnosti nebo do odvolání přístupu a následně v nezbytných auditních záznamech.
• Zvukové záznamy a metadata hovorů jsou uchovávány po dobu nezbytnou pro vyřízení komunikace, návaznou podporu, kontrolu kvality, řešení reklamací, bezpečnost a ochranu práv, nejdéle však jeden rok od uskutečnění hovoru. Poté jsou odstraněny nebo anonymizovány, nevyžaduje-li uchování konkrétního záznamu právní povinnost nebo nezbytná ochrana právního nároku.
• Údaje Google Analytics a Meta Pixelu jsou uchovávány podle nastavení a retenčních dob příslušného nástroje; souhlas v prohlížeči trvá do jeho odvolání nebo do skončení platnosti zaznamenané volby.
• Auditní a bezpečnostní logy jsou uchovávány podle závažnosti události, bezpečnostního rizika, zákonných povinností a promlčecích lhůt.
• Registrační drafty v session a běžné session údaje jsou uchovávány pouze po dobu potřebnou k dokončení registrace, přihlášení, bezpečnosti a technickému provozu.

14. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů může svá práva uplatnit na [email protected]. Před vyřízením žádosti může poskytovatel požadovat přiměřené ověření totožnosti a oprávnění k údajům.

Podle GDPR se mohou uplatnit zejména tato práva.

• Právo na přístup k osobním údajům.
• Právo na opravu nepřesných údajů.
• Právo na výmaz, pokud jsou splněny zákonné podmínky.
• Právo na omezení zpracování.
• Právo na přenositelnost údajů, pokud se uplatní.
• Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.
• Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, www.uoou.gov.cz.

15. Zabezpečení

Poskytovatel přijímá přiměřená technická a organizační opatření odpovídající riziku, zejména řízení přístupů, ochranu soukromého klíče HSS certifikátu, hashování přihlašovacích hesel uživatelů, auditní logy, oddělení rolí, zálohy a bezpečnostní monitoring.

Žádné opatření neposkytuje absolutní ochranu. Zjistí-li poskytovatel porušení zabezpečení osobních údajů, posoudí riziko a splní oznamovací povinnosti podle GDPR, včetně oznámení dozorovému úřadu pokud možno do 72 hodin, vyžaduje-li to GDPR.

16. Předávání mimo EU

Zpracovává-li některý dodavatel údaje mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, používají se vhodné právní záruky podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky, jsou-li potřebné. U externích fontů a CDN může k předání technických údajů dojít již při načtení stránky prohlížečem uživatele.

17. Změny zásad

Tyto zásady lze měnit zejména při změně služby, dodavatelů, právních požadavků, účelů, rozsahu nebo způsobu zpracování. Aktuální znění je zveřejněno ve službě.

Významné změny zpracování osobních údajů oznámí poskytovatel přiměřeným způsobem, zejména e-mailem nebo oznámením ve službě, pokud to odpovídá povaze změny.

Vyžaduje-li určitá změna souhlas uživatele, zpracování založené na tomto souhlasu začne až po jeho udělení. Dříve udělený souhlas lze odvolat způsobem uvedeným ve službě nebo v těchto zásadách.