Průvodce Správce datovky
Datová schránka a účetnictví: jaké zprávy posílat účetní
Účetní nemá dostávat vše bez rozlišení, ale nesmí jí chybět zprávy, které ovlivňují daňové a účetní povinnosti.
Krátké shrnutí
- Účetní typicky potřebuje zprávy od finanční správy, správy sociálního zabezpečení, zdravotních pojišťoven a část provozních výzev.
- Předání má obsahovat přílohy, datum doručení a základní kontext.
- Správné pravidlo šetří čas majiteli i účetní a snižuje riziko ztracených podkladů.
Rychlá odpověď
Účetní posílejte zprávy, které se týkají daní, odvodů, evidence, přiznání, plateb, výzev a kontrolních podkladů. Neposílejte jí automaticky osobní nebo právní agendu, pokud ji nepotřebuje k práci.
Jak zprávy rozdělit
Dobré dělení je podle dopadu: účetní podklady, právní věci, provozní oznámení a osobní agenda. Účetní má dostat první skupinu a část druhé skupiny jen tehdy, když má účetní dopad.
Do e-mailu pro účetní patří hlavně příloha a informace o doručení. Bez data a kompletního dokumentu se špatně posuzuje, co je potřeba udělat.
Kde pomůže Správce datovky
Správce datovky umožní nastavit pravidla, která posílají účetní jen relevantní zprávy a nezatěžují ji zbytkem agendy.
Majitel si zachová přehled a účetní dostane podklady dřív, než začne shánět dokumenty na poslední chvíli.
Konkrétní příklad
OSVČ nastaví pravidlo, že zprávy od finanční správy a zdravotní pojišťovny chodí účetní. Zprávy od soudu jdou majiteli, protože vyžadují jiné rozhodnutí.
Situace, riziko a co udělat
| Situace | Riziko | Co udělat |
|---|---|---|
| Zpráva od finanční správy | Účetní ji nedostane včas | Posílat automaticky včetně příloh |
| Právní dokument | Účetní ho dostane, ale nikdo nerozhodne | Předat majiteli nebo právníkovi |
| Vše chodí všem | Důležité věci zaniknou v šumu | Rozdělit pravidla podle typu agendy |
FAQ
Má účetní dostávat každou datovou zprávu?
Ne nutně. Lepší je posílat jí zprávy, které souvisí s účetnictvím, daněmi a odvody.
Co má být v přeposlaném e-mailu?
Minimálně identifikace zprávy, datum doručení, odesílatel, předmět a všechny relevantní přílohy.
Kdo rozhoduje, co účetní dostane?
Majitel nebo jednatel, ideálně po dohodě s účetní podle toho, jaké podklady reálně potřebuje.
Související průvodci
Oficiální zdroje
Správce datovky z toho dělá rutinu
Hlídání zpráv, přeposílání účetní a přehled o doručení nemusíte řešit ručně. Správce datovky stáhne zprávy, uloží metadata a pošle je správnému člověku podle pravidel.
Nastavit hlídání datovky