Průvodce Správce datovky
Jak přeposílat datové zprávy účetní
Účetní nepotřebuje vždy plný přístup do datové schránky. Často potřebuje hlavně včas dostat správnou zprávu, přílohu a kontext.
Krátké shrnutí
- Nejprve si rozdělte, které zprávy patří účetní a které právníkovi nebo jednateli.
- Přeposílání musí obsahovat přílohy, odesílatele, datum dodání a stručný popis, ne jen text „přišla zpráva“.
- Automatické pravidlo je spolehlivější než ruční přeposílání z mobilu nebo pozdě večer.
Rychlá odpověď
Datové zprávy účetní přeposílejte podle pravidel: finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovna a další účetní agenda. V e-mailu má být zpráva, příloha, odesílatel a datum, aby účetní věděla, co řešit a do kdy.
Přístup vs. předání dokumentu
Dát účetní plný přístup do schránky může být zbytečně široké. U mnoha firem stačí, aby dostala kopii zprávy a příloh pro zpracování.
Důležité je neztratit metadata: kdo zprávu poslal, kdy byla dodána, jaký má předmět a jaké přílohy obsahuje.
Jak to nastavit ve Správci datovky
V pravidlech nastavíte příjemce a popíšete, jaké zprávy mu mají chodit. Účetní pak dostává relevantní podklady bez toho, aby majitel vše ručně přeposílal.
To pomáhá hlavně ve chvíli, kdy má podnikatel více schránek nebo kombinuje OSVČ a s.r.o.
Konkrétní příklad
Firma nastaví pravidlo „zprávy od finančního úřadu a pojišťoven poslat účetní“. Jakmile dorazí výzva k doplnění přehledu, účetní má e-mail s přílohou a nemusí čekat, až jí majitel dokument pošle ručně.
Situace, riziko a co udělat
| Situace | Riziko | Co udělat |
|---|---|---|
| Účetní dostane jen upozornění | Neví, jaký dokument má zpracovat | Posílat i přílohy a metadata zprávy |
| Vše chodí všem | Citlivé dokumenty se šíří zbytečně široce | Oddělit účetní, právní a interní pravidla |
| Majitel přeposílá ručně | Zapomene, pošle pozdě nebo bez přílohy | Nastavit automatické pravidlo pro účetní agendu |
FAQ
Mám dát účetní přístup do datové schránky?
Záleží na rozsahu spolupráce. Pokud má jen zpracovat účetní dokumenty, často je bezpečnější posílat jí relevantní zprávy a přílohy.
Je e-mail účetní právní doručení?
Ne. E-mail účetní je pracovní předání kopie. Právní doručení se řeší v datové schránce.
Co když jedna zpráva patří účetní i právníkovi?
Nastavte více pravidel nebo interní postup, aby se dokument dostal oběma rolím, ale pořád s jasnou odpovědností.
Související průvodci
Oficiální zdroje
Správce datovky z toho dělá rutinu
Hlídání zpráv, přeposílání účetní a přehled o doručení nemusíte řešit ručně. Správce datovky stáhne zprávy, uloží metadata a pošle je správnému člověku podle pravidel.
Nastavit hlídání datovky