Průvodce Správce datovky
Datová schránka při změně účetní
Změna účetní není jen předání faktur. Je potřeba změnit i tok datových zpráv, kontakty a odpovědnost za nové dokumenty.
Krátké shrnutí
- Při změně účetní zkontrolujte přeposílání, staré kontakty, otevřené zprávy a archiv podkladů.
- Nová účetní musí vědět, odkdy přebírá agendu, jaké zprávy má dostávat a jak se mění přístupy.
- Staré účetní nemají dál chodit nové datové zprávy a pokud znaly heslo, je na místě ho změnit.
Rychlá odpověď
Při změně účetní změňte pravidla přeposílání, předložte seznam otevřených zpráv, předejte archiv podkladů a ověřte, že nová účetní dostává správné typy datových zpráv. Pokud původní účetní měla nebo mohla znát heslo k datové schránce, změna hesla je rozumný bezpečnostní krok.
Co udělat v přechodovém období
Určete přesné datum, od kterého nová účetní přebírá zprávy. Staré účetní ponechte jen to, co potřebuje k dořešení staré agendy.
Zkontrolujte také e-maily pro přeposílání, přístupy, uložené přílohy a to, jestli někde neleží nevyřízená výzva. Pokud měla původní účetní přístupové údaje nebo je mohla znát, změňte heslo.
Kde pomůže Správce datovky
Ve Správci datovky lze upravit příjemce pravidel bez toho, aby se měnil celý způsob kontroly schránky.
Nová účetní tak začne dostávat podklady hned a majitel má přehled, že starý kontakt už není hlavní příjemce.
Konkrétní příklad
Firma mění účetní k 1. srpnu. V pravidlech se změní e-mail příjemce, staré účetní se ponechá jen dočasný kontakt pro dořešení předchozího měsíce a heslo k datové schránce se změní.
Situace, riziko a co udělat
| Situace | Riziko | Co udělat |
|---|---|---|
| Starý e-mail zůstane v pravidlech | Nové zprávy chodí špatné osobě | Aktualizovat příjemce v den změny |
| Nová účetní nezná otevřené věci | Naváže pozdě nebo neúplně | Předat seznam otevřených zpráv |
| Stará účetní znala heslo | Přístup zůstává mimo kontrolu firmy | Změnit heslo a zkontrolovat pravidla |
FAQ
Kdy změnit přeposílání datových zpráv?
Ideálně v den, kdy nová účetní oficiálně přebírá agendu, případně s krátkým překryvem podle dohody.
Má stará účetní dostávat kopie dál?
Jen dočasně a jen pokud řeší staré období. Jinak to zbytečně prodlužuje přístup k novým informacím.
Mám při změně účetní měnit heslo?
Ano, pokud původní účetní měla přístupové údaje nebo je mohla znát. Změna hesla je při předání agendy jednoduché bezpečnostní opatření.
Související průvodci
Oficiální zdroje
Správce datovky z toho dělá rutinu
Hlídání zpráv, přeposílání účetní a přehled o doručení nemusíte řešit ručně. Správce datovky stáhne zprávy, uloží metadata a pošle je správnému člověku podle pravidel.
Nastavit hlídání datovky