Průvodce Správce datovky
Jak bezpečně předávat datové zprávy externistům
Externí účetní, právník nebo poradce má dostat to, co potřebuje k práci, ale ne nutně celý přístup do datové schránky.
Krátké shrnutí
- Bezpečné předání znamená poslat kompletní dokument správné osobě a zachovat kontrolu nad přístupem.
- E-mail může být praktický kanál, pokud máte jasná pravidla, komu a co se posílá. Když jsou přílohy přímo v e-mailu, jde zprávu snadno jednorázově přeposlat dalšímu řešiteli.
- Po změně externisty je potřeba upravit přeposílání stejně pečlivě jako přístupy.
Rychlá odpověď
Externistům předávejte konkrétní datové zprávy, přílohy a metadata, ne univerzální heslo. Nastavte, kdo co dostává, jak se označují urgentní věci a kdy se pravidla ruší nebo mění. U jednorázových situací pomůže, že Správce datovky posílá přílohy přímo v e-mailu, takže zprávu můžete přeposlat tomu, kdo ji má vyřešit.
Co znamená bezpečné předání
Bezpečnost není jen šifrování. Je to i správný rozsah: účetní dostane účetní podklady, právník právní dokumenty a nikdo nedostává víc, než potřebuje.
U každého externisty mějte jasný kontakt, rozsah agendy a postup při ukončení spolupráce.
Kde pomůže Správce datovky
Správce datovky umí předávat zprávy podle pravidel, takže externista dostane podklady bez přímého přístupu do schránky.
Když se externista změní, upraví se pravidlo, ne celý způsob práce s datovou schránkou. U výjimečné situace se dá e-mail s přílohami jednoduše přeposlat konkrétnímu člověku bez nastavování nového pravidla.
Konkrétní příklad
Firma pošle účetní jen zprávy od finanční správy a zdravotních pojišťoven. Právník dostává soudní věci. Když přijde neobvyklý dokument, majitel přepošle e-mail s přílohami jednorázově poradci, který situaci vyřeší.
Situace, riziko a co udělat
| Situace | Riziko | Co udělat |
|---|---|---|
| Externista chce všechny zprávy | Dostane zbytečně široký přístup k informacím | Vymezit typy zpráv, které skutečně potřebuje |
| Změní se účetní | Starý kontakt dál dostává dokumenty | Okamžitě změnit pravidla přeposílání |
| Jednorázový dokument řeší jiný člověk | Zbytečně vznikne nové trvalé pravidlo | Přeposlat e-mail s přílohami konkrétnímu řešiteli |
FAQ
Je přeposílání externistovi bezpečnější než sdílení hesla?
Ve většině provozních situací ano, protože omezuje rozsah předaných informací a hlavní přístup zůstává pod kontrolou.
Má externista potvrzovat převzetí?
U důležitých zpráv je to vhodné. Minimálně musí být jasné, kdo zprávu řeší.
Musím pro každého řešitele nastavovat pravidlo?
Ne vždy. Pokud jde o jednorázovou situaci, stačí přeposlat e-mail s přílohami člověku, který má věc vyřešit. Pravidla dávají smysl hlavně pro opakované předávání.
Související průvodci
Oficiální zdroje
Správce datovky z toho dělá rutinu
Hlídání zpráv, přeposílání účetní a přehled o doručení nemusíte řešit ručně. Správce datovky stáhne zprávy, uloží metadata a pošle je správnému člověku podle pravidel.
Nastavit hlídání datovky