Průvodce Správce datovky
Proč nesdílet heslo do datové schránky
Sdílené heslo vypadá jako rychlé řešení, ale zhoršuje bezpečnost, odpovědnost i kontrolu nad tím, kdo se zprávami pracuje.
Krátké shrnutí
- Heslo do datové schránky není provozní pomůcka pro celý tým.
- Sdílení hesla komplikuje dohledání, kdo zprávu otevřel nebo stáhl.
- Lepší je nastavit řízené přístupy nebo předávání konkrétních zpráv.
Rychlá odpověď
Heslo do datové schránky nesdílejte plošně s účetní, zaměstnanci ani externisty. Pokud někdo potřebuje dokumenty, nastavte mu řízené předávání nebo odpovídající oprávnění.
Proč je sdílené heslo problém
Když jedno heslo používá více lidí, hůř se řeší odpovědnost, odchod spolupracovníka i bezpečnostní incident. Navíc se snadno zapomene, kde všude je heslo uložené.
Provozní pohodlí tak může vytvořit větší problém než samotná kontrola datové schránky.
Kde pomůže Správce datovky
Správce datovky umožní posílat zprávy lidem, kteří je potřebují, aniž by jim firma musela dávat hlavní heslo.
Pravidla přeposílání jsou přehlednější než neformální dohoda, že heslo má ještě účetní a bývalý kolega.
Konkrétní příklad
Účetní potřebuje přílohy od finanční správy. Místo sdílení hesla dostává jen relevantní zprávy automaticky do e-mailu.
Situace, riziko a co udělat
| Situace | Riziko | Co udělat |
|---|---|---|
| Heslo má více lidí | Nejde dobře určit odpovědnost | Používat role nebo řízené předávání |
| Externista odejde | Heslo zůstane mimo kontrolu firmy | Nedávat heslo, změnit pravidlo přeposílání |
| Heslo je uložené v e-mailu | Zvyšuje se dopad úniku e-mailu | Používat bezpečný správce hesel a minimum sdílení |
FAQ
Je někdy sdílení hesla přijatelné?
Jako nouzový krok může nastat, ale neměl by to být dlouhodobý proces pro firmu.
Co když účetní bez hesla nemůže pracovat?
Nejdřív ověřte, zda jí nestačí pravidelné předávání relevantních zpráv a příloh.
Co udělat, když se heslo už sdílelo?
Zmapujte, kdo ho má, změňte ho a nastavte bezpečnější způsob předávání zpráv.
Související průvodci
Oficiální zdroje
Správce datovky z toho dělá rutinu
Hlídání zpráv, přeposílání účetní a přehled o doručení nemusíte řešit ručně. Správce datovky stáhne zprávy, uloží metadata a pošle je správnému člověku podle pravidel.
Nastavit hlídání datovky