Průvodce Správce datovky
Kdo má mít přístup do datové schránky firmy
Přístup do firemní datové schránky má být řízený podle odpovědnosti, ne podle toho, kdo zrovna potřebuje stáhnout jednu přílohu.
Krátké shrnutí
- Ve firmě musí být jasné, kdo schránku kontroluje, kdo rozhoduje a kdo jen zpracovává podklady.
- Sdílené heslo je slabý proces: nejde dobře dohledat odpovědnost a zvyšuje bezpečnostní riziko.
- Pro účetní nebo externisty často stačí předávání konkrétních zpráv místo plného přístupu. Pokud mají hlavně odesílat, lze přímo v datové schránce nastavit samostatný účet jen pro odesílání.
Rychlá odpověď
Přístup do datové schránky firmy má mít statutární osoba a další pověřené osoby podle skutečné role. Externistům nedávejte plošně heslo, pokud jim stačí dostávat vybrané zprávy a přílohy. Pro účetní, která má za firmu jen odesílat podání, zvažte přímo v datové schránce samostatný uživatelský účet omezený na odesílání.
Role rozdělte podle práce
Jednatel nebo majitel odpovídá za to, že firma zprávy nepřehlédne. Účetní potřebuje účetní a daňové podklady, právník právní dokumenty, asistent často jen provozní přehled.
Čím méně lidí má plný přístup, tím jednodušší je udržet pořádek, změnit proces při odchodu člověka a snížit riziko chyb. Pokud někdo potřebuje za firmu jen odesílat zprávy, nemusí automaticky dostat celý provozní přístup.
Kde pomůže Správce datovky
Správce datovky umožní posílat konkrétní zprávy správným lidem bez sdílení hlavního přístupu do schránky.
Firma tak může mít jeden kontrolovaný proces a přitom rychle dostat podklady k účetní, právníkovi nebo provoznímu manažerovi.
Konkrétní příklad
S.r.o. má jednatele, interní asistentku a externí účetní. Jednatel řeší odpovědnost, asistentka vidí provozní tok a účetní dostává jen zprávy, které souvisí s účetnictvím. Pokud má účetní za firmu posílat podání, firma jí v datové schránce nastaví samostatný účet jen pro odesílání.
Situace, riziko a co udělat
| Situace | Riziko | Co udělat |
|---|---|---|
| Účetní chce heslo | Získá širší přístup, než potřebuje | Nastavit přeposílání relevantních zpráv |
| Odchází zaměstnanec | Firma zapomene odebrat přístup | Vést seznam oprávněných osob a pravidelně ho kontrolovat |
| Účetní má jen odesílat podání | Dostane zbytečně široký přístup | Nastavit účet jen pro odesílání |
FAQ
Má mít účetní plný přístup do datové schránky?
Jen pokud je to opravdu potřeba a máte to procesně ošetřené. Často stačí automatické předávání konkrétních zpráv.
Kolik lidí má schránku kontrolovat?
Minimálně jeden odpovědný člověk a zástup. U malé firmy je důležitější jasná odpovědnost než velký počet přístupů.
Jde účetní dát přístup jen pro odesílání?
Ano, přímo v datové schránce lze nastavit uživatelský účet s omezením na odesílání zpráv. Hodí se to, když účetní za firmu podává dokumenty, ale nemá mít plný provozní přístup.
Související průvodci
Oficiální zdroje
Správce datovky z toho dělá rutinu
Hlídání zpráv, přeposílání účetní a přehled o doručení nemusíte řešit ručně. Správce datovky stáhne zprávy, uloží metadata a pošle je správnému člověku podle pravidel.
Nastavit hlídání datovky